Ihr Tagungsservice für Thüringen

 

Willkommen beim Tagungsservice Weimar
Wir organisieren Ihre Tagung in Thüringen! – Individuell, Budgettreu und Flexibel / Inklusive professionellem Teilnehmermanagement / Rahmenprogramme und Veranstaltungs-Service

Dank seiner geografischen Lage ist das Land Thüringen nicht nur als Logistikstandort eine gefragte Adresse. Die zentrale Lage und die gute Erreichbarkeit lassen den Freistaat auch als Tagungs- und Kongressstandort immer beliebter werden. Besonders die Region um Erfurt, Weimar und Jena sowie der Thüringer Wald, bieten ausgezeichnete Vorraussetzungen, Tagungen und Kongresse in einem professionellen Umfeld abzuhalten.

www.tagungsservice-weimar.de

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Auf den Spuren lebendiger Geschichte
Tagen in Weimar, Erfurt, Jena und dem Weimarer Land

Thüringen kann mit einer großen kulturellen Geschichte sowie seiner reizvollen und abwechslungsreichen Landschaft auf die Besucher wirken und somit punkten.

Es sind nicht nur die großen Namen der Deutschen Klassik, die dem Besucher an vielen Orten in Thüringen begegnen. Goethe und Schiller, aber auch weltberühmte Musiker wie Johann Sebastian Bach und der Reformator Martin Luther haben hier in der Region ihre Spuren hinterlassen. Ihr Erbe bereichert Tagungen und Veranstaltungen in der Impulsregion, zu der sich die drei florierenden Städte Erfurt, Weimar, Jena und das Weimarer Land zusammengeschlossen haben.

Tagungen können ein Aushängeschild für das eigene Unternehmen und den Organisator sein oder die Firma in ein schlechtes Licht rücken, wenn die Planung nicht stimmt. Damit Ihr Event ein Erfolg wird, sollten Sie diese sieben Tipps bei der Planung, Organisation und Durchführung Ihrer Tagung berücksichtigen.

 

Tipp 1: Das richtige Team

Planen Sie die Tagung im Alleingang oder im Team? Mitunter macht es durchaus Sinn, einen Experten hinzuzuziehen, um die Tagung professionell zu gestalten. Eine Veranstaltungsagentur wartet nicht nur mit praktischen Tipps zur Durchführung und Organisation auf, sondern liefert zudem kreative Anreize für eine innovative Veranstaltung. Wer letztlich zum Planungsteam gehört, ist unter anderem abhängig vom Budget. Auf den ersten Blick erscheint die eigenständige Tagungsplanung als kostengünstige Lösung, kann jedoch zu finanziellen Mehrkosten führen, wenn Erfahrung bei der Tagungsplanung fehlt. Alles, was vorher nicht bedacht wurde, führt unweigerlich zu Mehrkosten, die vielleicht nicht im Budgetrahmen sind. Wer sich für eine professionelle Zusammenarbeit mit einer Veranstaltungsagentur entscheidet, sollte jedoch genau darauf achten, wen er beauftragt.

Tipp: Lassen Sie sich Referenzen zeigen und informieren Sie sich über die Berufserfahrung.

Liefern Sie der Event-Agentur alle benötigten Rahmendaten, damit der Kostenvoranschlag möglichst genau ausfällt. Wichtige Rahmendaten sind:

 

  • Teilnehmerzahl
  • Zielgruppe
  • mögliche Termine
  • geplante Dauer
  • Veranstalter und Anzahl der Referenten, Moderatoren
  • technische Anforderungen (Beamer, Leinwand, Overhead-Projektor, Flipchart, WLAN, etc.)

UNSER SERVICE AUF EINEN BLICK

Gern übernehmen wir die Organisation und Durchführung von Teilbereichen Ihrer Veranstaltung oder auch die Komplettorganisation. Fordern Sie ein Angebot an!

Teilnehmermanagement
Anmeldungs- und Zahlungsmanagement Ausstellung von Rechnungen und Versand Check In mittels Barcode-Scanner bzw. Self-Service Terminal

Personalisierte Druckerzeugnisse
Personalisierte Einladungen Tagungsbroschüren, Programmhefte, Voucher, individuelle Namensschilder etc.

Messebau
Auf- und Abbau sowie Transport von Messe- und Promotionständen Handling von Prospekt- und Promotionmaterial & Give Aways

Rahmenprogramme
Stadtrundgänge, Rundfahrten, Stadtrallye Teambuildings, Abendprogramme Inkl. Bustransfer

Veranstaltungsdokumentation
Ein professioneller Fotograf wird Ihre Veranstaltung fotografisch begleiten oder auf Video aufzeichnen. Übergabe und Übertragung aller Bildrechte inklusive.

Locationservice
Vom Tagungshotel oder einem Tagungsort bis zum Empfang und dem Abendevent finden wir für Sie die passende Location.

Der Freistaat Thüringen, das Gastgeberland des 6. Fachkongresses des IT-Planungsrats, lud am 16. und 17. April 2018 nach Weimar ein.

Zum 6. Fachkongress des It-Planungsrates mit über 500 Teilnehmern übernahm der Tagungsservice Weimar einen Großteil der organisatorischen Aufgaben.
Dazu zählen neben dem Teilnehmermanagement, der Zahlungsüberwachung, dem CheckIn auch die Herstellung von Druckerzeugnissen wie die Tagungsbroschüren, Namensschilder, Badges sowie die Beschilderungen rund um den Tagungsort – dem congress centrum neue weimarhalle.

Das Teilnehmermanagement erfolgt mittels moderner Konferenz-Management Software sowie Handscannern beim CheckIn.
Weiterhin erfolgte durch den Tagungsservice Weimar der Transport sowie Auf- und Abbau von Messeständen und das Handling von Give Aways und Promotionmaterial.

Der IT-Planungsrat

Der IT-Planungsrat setzt sich aus den für Informationstechnik zuständigen Vertretern der 16 Bundesländer (in der Regel Staatssekretärinnen oder Staatssekretäre) und dem Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik (Staatssekretär im Bundesministerium des Innern Klaus Vitt) als Vertreter des Bundes zusammen.

INFO

Auf den Spuren lebendiger Geschichte
Tagen in Weimar, Erfurt, Jena und dem Weimarer Land

Thüringen kann mit einer großen kulturellen Geschichte sowie seiner reizvollen und abwechslungsreichen Landschaft auf die Besucher wirken und somit punkten.

Es sind nicht nur die großen Namen der Deutschen Klassik, die dem Besucher an vielen Orten in Thüringen begegnen. Goethe und Schiller, aber auch weltberühmte Musiker wie Johann Sebastian Bach und der Reformator Martin Luther haben hier in der Region ihre Spuren hinterlassen. Ihr Erbe bereichert Tagungen und Veranstaltungen in der Impulsregion, zu der sich die drei florierenden Städte Erfurt, Weimar, Jena und das Weimarer Land zusammengeschlossen haben.

TIPPS

Tagungen können ein Aushängeschild für das eigene Unternehmen und den Organisator sein oder die Firma in ein schlechtes Licht rücken, wenn die Planung nicht stimmt. Damit Ihr Event ein Erfolg wird, sollten Sie diese sieben Tipps bei der Planung, Organisation und Durchführung Ihrer Tagung berücksichtigen.

 

Tipp 1: Das richtige Team

Planen Sie die Tagung im Alleingang oder im Team? Mitunter macht es durchaus Sinn, einen Experten hinzuzuziehen, um die Tagung professionell zu gestalten. Eine Veranstaltungsagentur wartet nicht nur mit praktischen Tipps zur Durchführung und Organisation auf, sondern liefert zudem kreative Anreize für eine innovative Veranstaltung. Wer letztlich zum Planungsteam gehört, ist unter anderem abhängig vom Budget. Auf den ersten Blick erscheint die eigenständige Tagungsplanung als kostengünstige Lösung, kann jedoch zu finanziellen Mehrkosten führen, wenn Erfahrung bei der Tagungsplanung fehlt. Alles, was vorher nicht bedacht wurde, führt unweigerlich zu Mehrkosten, die vielleicht nicht im Budgetrahmen sind. Wer sich für eine professionelle Zusammenarbeit mit einer Veranstaltungsagentur entscheidet, sollte jedoch genau darauf achten, wen er beauftragt.

Tipp: Lassen Sie sich Referenzen zeigen und informieren Sie sich über die Berufserfahrung.

Liefern Sie der Event-Agentur alle benötigten Rahmendaten, damit der Kostenvoranschlag möglichst genau ausfällt. Wichtige Rahmendaten sind:

 

  • Teilnehmerzahl
  • Zielgruppe
  • mögliche Termine
  • geplante Dauer
  • Veranstalter und Anzahl der Referenten, Moderatoren
  • technische Anforderungen (Beamer, Leinwand, Overhead-Projektor, Flipchart, WLAN, etc.)
SERVICE

UNSER SERVICE AUF EINEN BLICK

Gern übernehmen wir die Organisation und Durchführung von Teilbereichen Ihrer Veranstaltung oder auch die Komplettorganisation. Fordern Sie ein Angebot an!

Teilnehmermanagement
Anmeldungs- und Zahlungsmanagement Ausstellung von Rechnungen und Versand Check In mittels Barcode-Scanner bzw. Self-Service Terminal

Personalisierte Druckerzeugnisse
Personalisierte Einladungen Tagungsbroschüren, Programmhefte, Voucher, individuelle Namensschilder etc.

Messebau
Auf- und Abbau sowie Transport von Messe- und Promotionständen Handling von Prospekt- und Promotionmaterial & Give Aways

Rahmenprogramme
Stadtrundgänge, Rundfahrten, Stadtrallye Teambuildings, Abendprogramme Inkl. Bustransfer

Veranstaltungsdokumentation
Ein professioneller Fotograf wird Ihre Veranstaltung fotografisch begleiten oder auf Video aufzeichnen. Übergabe und Übertragung aller Bildrechte inklusive.

Locationservice
Vom Tagungshotel oder einem Tagungsort bis zum Empfang und dem Abendevent finden wir für Sie die passende Location.

REFERENZEN

Der Freistaat Thüringen, das Gastgeberland des 6. Fachkongresses des IT-Planungsrats, lud am 16. und 17. April 2018 nach Weimar ein.

Zum 6. Fachkongress des It-Planungsrates mit über 500 Teilnehmern übernahm der Tagungsservice Weimar einen Großteil der organisatorischen Aufgaben.
Dazu zählen neben dem Teilnehmermanagement, der Zahlungsüberwachung, dem CheckIn auch die Herstellung von Druckerzeugnissen wie die Tagungsbroschüren, Namensschilder, Badges sowie die Beschilderungen rund um den Tagungsort – dem congress centrum neue weimarhalle.

Das Teilnehmermanagement erfolgt mittels moderner Konferenz-Management Software sowie Handscannern beim CheckIn.
Weiterhin erfolgte durch den Tagungsservice Weimar der Transport sowie Auf- und Abbau von Messeständen und das Handling von Give Aways und Promotionmaterial.

Der IT-Planungsrat

Der IT-Planungsrat setzt sich aus den für Informationstechnik zuständigen Vertretern der 16 Bundesländer (in der Regel Staatssekretärinnen oder Staatssekretäre) und dem Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik (Staatssekretär im Bundesministerium des Innern Klaus Vitt) als Vertreter des Bundes zusammen.

UNVERBINDLICH ANFRAGEN

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Für eine Beratung zu Ihrem Event oder einer unverbindlichen Anfrage kontaktieren Sie uns telefonisch oder über das Kontaktformular:

Büro  03643 – 500 853

Mobil  0173 – 56 759 55

Mail  info@es-weimar.de